trong-2.jpg

06/11/2013

Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ

 

BỆNH VIỆN TỪ DŨ
PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 11 năm 2013

THÔNG BÁO

Hướng dẫn sử dụng mẫu “Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ”.

Căn cứ Thông báo ngày 17 tháng 6 năm 2013 về việc thực hiện theo Thông tư 07/2012/TT-BNV, Thông tư 08/2012/TT-BNV, Thông tư 10/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ;

Nay Phòng Hành chính quản trị hướng dẫn sử dụng mẫu “Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ” như sau:

Bước 1: Nhân viên hoặc người có nhu cầu sử dụng tài liệu điền đầy đủ thông tin vào mẫu theo yêu cầu;

Bước 2: Nhân viên hoặc người có nhu cầu sử dụng tài liệu trình ký Trưởng/Phó Khoa phụ trách;

Bước 3: Nhân viên hoặc người có nhu cầu sử dụng tài liệu chuyển Phiếu yêu cầu đủ thông tin về cho nhân viên Lưu trữ - Phòng Hành chính quản trị;

Bước 4: Nhân viên Lưu trữ kiểm tra tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của Phiếu, trình lại Trưởng/Phó Phòng Hành chính quản trị duyệt;

Bước 5: Phòng Hành chính quản trị trình Ban Giám Đốc phê duyệt cho trích lục hồ sơ theo yêu cầu của Khoa/Phòng.

- Trường hợp tài liệu theo yêu cầu của Khoa/Phòng không có trong Lưu trữ của Bệnh viện thì Phòng Hành chính quản trị sẽ phản hồi về cho Khoa/Phòng biết.

- Thời gian thực hiện tại bước 4 và 5: 24 giờ kể từ khi nhận được Phiếu yêu cầu.

- Trường hợp người có nhu cầu sử dụng tài liệu không phải là nhân viên đang làm việc tại Bệnh viện thì phải liên hệ với Phòng Hành chính quản trị để làm thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ theo qui định.

*Lưu ý:

Mẫu “Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ” được đăng trên trang Web của Bệnh viện, Mục Văn bản quy phạm pháp luật, khi các Khoa/Phòng có nhu cầu sử dụng thì tự điền vào và in mẫu nêu trên (Mẫu “Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ in mặt sau).

Mọi vấn đề thắc mắc, cần giải quyết vui lòng liên hệ CN.Lê Kim Thủy, điện thoại: 261 để được hướng dẫn./.

Nơi nhận:

- Các Khoa(Phòng);

- Lưu: HCQT(Thủy LT).

TRƯỞNG PHÒNG
(Đã ký)

CN. Đỗ Hồng Dân